Cansado de formulários em PDF? Crie uma app simples com Power Apps

Muitas organizações ainda dependem de formulários em PDF enviados por email. O resultado é previsível: versões perdidas, informação incompleta, anexos espalhados e dificuldade em acompanhar o estado dos pedidos.

A boa notícia?
Com Power Apps + SharePoint + Power Automate, consegue criar uma aplicação simples de pedidos (intake app) em poucas horas — sem necessidade de programação avançada.

Este tutorial mostra-lhe o caminho mais rápido e funcional.

🎯 Objectivo da solução

Criar uma aplicação que permita:

• Recolher dados administrativos (nome, departamento, descrição, etc.)
• Anexar documentos de suporte
• Guardar tudo de forma estruturada no SharePoint
• Facilitar o acompanhamento dos pedidos

Arquitetura recomendada (simples e eficaz)

Se precisa apenas de substituir o PDF rapidamente, usar anexos da lista é a opção mais rápida e suficiente na maioria dos casos.

Passo 1 — Criar a lista no SharePoint

Crie uma nova Lista do SharePoint com colunas como:

• Nome do requerente (Texto)
• Email (Texto)
• Departamento (Escolha)
• Tipo de pedido (Escolha)
• Prioridade (Baixa / Média / Alta)
• Descrição (Texto multilinha)
• Data pretendida (Data)
• Estado (Novo / Em análise / Aprovado / Rejeitado)

👉 Não precisa criar coluna para anexos — o SharePoint já permite anexos automaticamente.

Passo 2 — Gerar a app automaticamente com Power Apps

Na própria lista do SharePoint:

1. Clique em Integrar → Power Apps → Criar uma aplicação
2. Dê um nome à app
3. Aguarde a geração automática

O Power Apps cria automaticamente:

• Ecrã de listagem
• Ecrã de detalhe
• Formulário de criação/edição

Neste ponto, já tem uma app funcional.

Passo 3 — Activar upload de documentos (anexos)

No ecrã de formulário:

1. Seleccione o formulário
2. No painel direito, clique em Editar campos
3. Adicione o campo Attachments (Anexos)
4. Reorganize o formulário conforme necessário

Resultado:
O utilizador pode agora anexar ficheiros directamente no pedido, tal como faria num formulário moderno.

Passo 4 — Melhorias rápidas que aumentam muito a qualidade

Com pequenos ajustes, a app passa de “funcional” para “profissional”:

✔️ Tornar campos obrigatórios

Selecione um campo → Advanced → Required = true

✔️ Mostrar mensagens de erro

Já vem integrado nos formulários padrão do Power Apps.

✔️ Mostrar apenas pedidos do próprio utilizador

Na galeria de listagem:

Filter(ListaPedidos, CreatedBy.Email = User().Email)

✔️ Mensagem de confirmação após submissão

Após o botão de Submeter:

Notify(“Pedido submetido com sucesso.”, NotificationType.Success)

Quando usar Document Library em vez de anexos?

Use biblioteca de documentos + Power Automate se:

• Precisa de controlo documental formal
• Precisa de permissões por ficheiro
• Os documentos são reutilizados por outros processos
• Existe auditoria ou compliance envolvido

Caso contrário, para 80% dos cenários administrativos, anexos na lista são mais do que suficientes e muito mais rápidos de implementar.

Resultado final

Passa de isto:

❌ PDF por email
❌ Ficheiros perdidos
❌ Versões erradas
❌ Falta de rastreabilidade

Para isto:

✅ App moderna
✅ Dados estruturados
✅ Anexos organizados
✅ Histórico completo
✅ Fácil evolução futura

Conclusão

Não é necessário um grande projecto para eliminar formulários em PDF.
Com Power Apps e SharePoint é possível criar uma solução profissional, segura e escalável em poucas horas.

Se já trabalha com Microsoft 365, as ferramentas já estão incluídas no seu ecossistema.