Muitas organizações ainda dependem de formulários em PDF enviados por email. O resultado é previsível: versões perdidas, informação incompleta, anexos espalhados e dificuldade em acompanhar o estado dos pedidos.
A boa notícia?
Com Power Apps + SharePoint + Power Automate, consegue criar uma aplicação simples de pedidos (intake app) em poucas horas — sem necessidade de programação avançada.
Este tutorial mostra-lhe o caminho mais rápido e funcional.
🎯 Objectivo da solução
Criar uma aplicação que permita:
- Recolher dados administrativos (nome, departamento, descrição, etc.)
- Anexar documentos de suporte
- Guardar tudo de forma estruturada no SharePoint
- Facilitar o acompanhamento dos pedidos
Arquitetura recomendada (simples e eficaz)
Componente | Função |
SharePoint List | Guarda os dados do pedido |
Power Apps | Interface para o utilizador preencher o formulário |
Anexos do SharePoint | Guarda os documentos associados |
(Opcional) Power Automate | Notificações, aprovações, automações |
Se precisa apenas de substituir o PDF rapidamente, usar anexos da lista é a opção mais rápida e suficiente na maioria dos casos.
Passo 1 — Criar a lista no SharePoint
Crie uma nova Lista do SharePoint com colunas como:
- Nome do requerente (Texto)
- Email (Texto)
- Departamento (Escolha)
- Tipo de pedido (Escolha)
- Prioridade (Baixa / Média / Alta)
- Descrição (Texto multilinha)
- Data pretendida (Data)
- Estado (Novo / Em análise / Aprovado / Rejeitado)
👉 Não precisa criar coluna para anexos — o SharePoint já permite anexos automaticamente.
Passo 2 — Gerar a app automaticamente com Power Apps
Na própria lista do SharePoint:
- Clique em Integrar → Power Apps → Criar uma aplicação
- Dê um nome à app
- Aguarde a geração automática
O Power Apps cria automaticamente:
- Ecrã de listagem
- Ecrã de detalhe
- Formulário de criação/edição
Neste ponto, já tem uma app funcional.
Passo 3 — Activar upload de documentos (anexos)
No ecrã de formulário:
- Seleccione o formulário
- No painel direito, clique em Editar campos
- Adicione o campo Attachments (Anexos)
- Reorganize o formulário conforme necessário
Resultado:
O utilizador pode agora anexar ficheiros directamente no pedido, tal como faria num formulário moderno.
Passo 4 — Melhorias rápidas que aumentam muito a qualidade
Com pequenos ajustes, a app passa de “funcional” para “profissional”:
✔️ Tornar campos obrigatórios
Selecione um campo → Advanced → Required = true
✔️ Mostrar mensagens de erro
Já vem integrado nos formulários padrão do Power Apps.
✔️ Mostrar apenas pedidos do próprio utilizador
Na galeria de listagem:
Filter(ListaPedidos, CreatedBy.Email = User().Email)
✔️ Mensagem de confirmação após submissão
Após o botão de Submeter:
Notify(“Pedido submetido com sucesso.”, NotificationType.Success)
Quando usar Document Library em vez de anexos?
Use biblioteca de documentos + Power Automate se:
- Precisa de controlo documental formal
- Precisa de permissões por ficheiro
- Os documentos são reutilizados por outros processos
- Existe auditoria ou compliance envolvido
Caso contrário, para 80% dos cenários administrativos, anexos na lista são mais do que suficientes e muito mais rápidos de implementar.
Resultado final
Passa de isto:
❌ PDF por email
❌ Ficheiros perdidos
❌ Versões erradas
❌ Falta de rastreabilidade
Para isto:
✅ App moderna
✅ Dados estruturados
✅ Anexos organizados
✅ Histórico completo
✅ Fácil evolução futura
Conclusão
Não é necessário um grande projecto para eliminar formulários em PDF.
Com Power Apps e SharePoint é possível criar uma solução profissional, segura e escalável em poucas horas.
Se já trabalha com Microsoft 365, as ferramentas já estão incluídas no seu ecossistema.
